Как сохранить личные и финансовые документы и информацию на случай стихийного бедствия

Сезоны наводнений или природных пожаров служат убедительным напоминанием о том, как важно снижать риски, связанные со стихийными бедствиями. Если вы думаете о защите своего дома, то наличие адекватной страховки — отличное начало. Но есть еще один способ подготовиться к катастрофе, который не требует больших физических усилий: привести в порядок свои документы. Организация хранения личных документов – необходимый шаг для уверенного планирования жизни.

Нет худшего времени для потери доступа к документам, необходимым для восстановления, чем после стихийного бедствия. Вы должны разработать план действий для хранения личных документов дома еще до наступления катастрофы, потому что вас может не оказаться дома, когда прозвучит сигнал эвакуации.

Что нужно иметь под рукой, чтобы успешно документировать свои заявления о возмещении ущерба? Что нужно сфотографировать или снять на видео, чтобы доказать, что это ваше имущество? Где все это надежно хранить? Вот какие идеи о правилах хранения эксперты по страхованию дают домовладельцам, столкнувшимся с подобными разрушениями.

Где хранить документы?

Документы делятся на две основные категории: те, которые легко заменить, и те, которые заменить сложно. К последней группе обычно относятся личные документы, используемые для идентификации вас и других членов вашей семьи. Например, карточки социального страхования, оригиналы свидетельств о рождении, водительские права, паспорта, свидетельства о браке и свидетельства о разводе. Их сохранность крайне важна, поскольку некоторые из них могут понадобиться вам для доступа к банковским счетам и страховым полисам.

В случае штормового предупреждения или уведомления об эвакуации вы, скорее всего, успеете схватить бумажник, в котором наверняка есть водительские права. Остальные документы следует надежно хранить, например, в огнеупорном домашнем сейфе или в банковской ячейке.

Убедитесь, что в вашем банке есть в наличии сейфовые ячейки, потому что некоторые банки отказываются от этой услуги.

Храните ключ от сейфа в безопасном и доступном месте. Прежде чем разрешить вам открыть ячейку, банк потребует подтверждение того, что вы являетесь ее владельцем или что владелец разрешил вам доступ. Банки не хранят запасные ключи от сейфов, поэтому, если вы потеряете ключи, скорее всего, придется вызывать слесаря, чтобы он за ваш счет просверлил ячейку.

Но и ваш банк и сейф также могут пострадать от наводнения или лесного пожара. Если ваш район подвержен наводнениям, храните документы в герметичных пластиковых пакетах, чтобы защитить их от повреждения водой. Если вы опасаетесь пожара, спросите в банке, как защищены ячейки. Сейфы обычно огнестойкие, но не полностью. Альтернативный вариант — купить огнестойкий домашний сейф для хранения личных документов.

Если вы потеряли важные документы, вам нужно подать запрос на замену. Можно сделать это через МФЦ, Госуслуги или профильные организации – ЗАГС, службу соцстрахования и другие. Нужно будет предоставить ксерокопию паспорта и оплатить пошлину за замену документов.

Дополнительная защита документов

Для дополнительной защиты отсканируйте и загрузите копии документов каждого члена семьи в облачный сервис хранения данных, например, Яндекс.Диск, Google Drive, Mail.ru Облако, iCloud, Dropbox или другие удобные вам сервисы. Если оригиналы будут повреждены, вы сможете использовать отсканированные документы для подтверждения своей личности и запросить новые копии.

Какие документы следует сканировать?

Вероятность потери или уничтожения документов, хранящихся в электронном виде, ниже, чем вероятность уничтожения бумажных копий в шкафу. Поэтому рассмотрите возможность облачного хранения всех важных документов — например, налоговых деклараций, завещаний, доверенностей, подтверждений сделок с акциями и списков паролей.

Некоторые документы уже хранятся в электронном виде. Например, если ваша компания пользуется услугами фирм по расчету зарплаты (например, 1C), документы об оплате труда уже сохранены и доступны по запросу. То же самое касается полисов страхования жилья и автомобилей, доступ к которым вы можете получить через приложение для смартфона вашего страховщика.

В некоторых случаях вам может понадобиться хранить старые документы в бумажном виде в сейфе или домашнем сейфе. Например, если вы отсканировали оригинал подтверждения сделки по унаследованным акциям, но изображение получилось нечетким, спрячьте оригинал в сейф или другое безопасное место.

Для дома можно купить сканер. С годами сканеры становятся все меньше, поэтому их удобно иметь дома или брать с собой, чтобы отсканировать документы для близкого человека.

Вы также можете использовать свой телефон в качестве сканера: например, есть приложения, позволяющие использовать камеру телефона для получения изображений файлов с тем же качеством, что и на традиционном сканере.

Как защитить информацию?

Для любых файлов, которые вы сохраняете в облаке, используйте надежный пароль и двухфакторную аутентификацию. Вам также нужен план доступа к финансовым документам на случай, если ваш телефон и компьютер будут уничтожены.

Если вы храните личные документы на Яндекс.Диск, Google Диске и других ресурсах, вы можете поделиться ими с надежными друзьями или родственниками, которые используют такой же сервис. Можно также настроить электронную почту друга или члена семьи для восстановления аккаунта. Если вы забыли пароль к своему аккаунту, который включает Диск, ваш контакт для восстановления сможет сбросить пароль.

Если вы являетесь пользователем Apple, то основным средством защиты является постоянное резервное копирование файлов в «облако», чтобы впоследствии вы могли получить к ним доступ с помощью своего Apple ID и пароля. Возможно, вам захочется поделиться своим Apple ID с надежным другом или членом семьи. Если ваш iPhone или компьютер Mac будет поврежден, вам понадобится идентификатор, чтобы восстановить резервные копии файлов на новом устройстве. Помните, что Apple не позволяет предоставлять аварийный доступ к iCloud другим лицам.

В некоторых программах для управления паролями есть настройка экстренного доступа. Она позволяет добавить в учетную запись контакты для экстренного доступа и указать, когда эти контакты могут получить доступ к хранилищу, в котором хранятся ваши пароли. Вы можете предоставить доступ к хранилищу либо сразу после запроса, либо через 24 или 48 часов.

Еще один вариант: спросите своего финансового консультанта, есть ли у него программное обеспечение для шифрования ваших документов. Некоторые консультанты предоставляют своим клиентам доступ к программному обеспечению, которое обеспечивает безопасное место для загрузки и хранения важных документов. Вы также можете оставить копии завещания и доверенности у своего адвоката.

Сделайте видеозапись ценных вещей

Еще одна хорошая идея – опись вещей на видео. Чтобы тщательно задокументировать свои вещи, пройдитесь по всему дому и запишите все на видео. Обязательно опишите каждый предмет, включая его количество и серийный номер. Следите за тем, чтобы видео было организовано и следовало определенной схеме.

Так, лучше всего начать с идентификатора дома, например, с адреса, панорамируя вдоль передней части дома и обходя его слева направо, показывая каждую деталь дома и все предметы, расположенные там.

Если есть какое-либо оборудование, необходимо идентифицировать его и показать модель/серийную информацию, чтобы в случае утери или повреждения можно было заменить это оборудование на аналогичное по виду и качеству. Любая современная камера/магнитофон для мобильного телефона позволит получить профессиональные результаты. При продолжении видеосъемки внутри дома, как правило, необходимо последовательно переходить от комнаты к комнате и идентифицировать предметы, находящиеся в шкафах, или предметы, представляющие ценность.

Сохраните копию видеозаписи, которая будет доступна из любого места, — например, в облаке, как важные документы.

Инвентаризация поможет вам определить, достаточно ли у вас страхового покрытия для содержимого дома, и задокументировать для целей налогообложения убытки, которые не возмещает страховка. Регулярно обновляйте опись, особенно после совершения крупных покупок или получения дорогих подарков.

Обращайтесь в нашу компанию, и вы сможете получить профессиональную консультацию от наших ведущих специалистов по любым вопросам в сфере финансов, инвестиций, распоряжения капиталом.

Для того, чтобы более подробно узнать об образовании за рубежом, а также последних новостях на фондовых мировых рынках, пообщаться на актуальные темы, переходите на мой ТГ-канал по ссылке.

IPG в Telegram